Co to jest audyt dostawcy

 

Współczesny biznes wymusza na nas konieczność korzystania z usług zewnętrznych firm – kooperantów, podwykonawców – którzy wykonują dla nas różnego rodzaju elementy wyrobów, czy realizują procesy, które są częścią naszego procesu produkcji lub świadczenia usługi. Taki model działania wydaje się być wygodny i efektywny, zwłaszcza kosztowo. Jednak czy rzeczywiście zawsze tak jest? No właśnie, nie zawsze jest to takie proste, ponieważ musimy pamiętać o tym, że to co realizuje zewnętrzny dostawca jest potem częścią naszego produktu czy naszej usługi. Ostatecznie opatrzymy to naszym logo i to my będziemy odpowiadać za ten wyrób czy usługę przed klientem. Naszego klienta nie będzie interesowało, że element, który nie działa i powoduje brak możliwości korzystania z produktu lub usługi został dostarczony przez naszego podwykonawcę.

Dlatego bardzo ważny jest nadzór nad wyrobami czy usługami, czy procesami zleconymi na zewnątrz. Jedną z takich form jest audyt dostawcy. Audyt dostawcy jest często nazywany audytem drugiej strony, tj. my jako klienci sprawdzamy czy nasz dostawca realizuje swoje zadania zgodnie ze zleceniem czy umową, którą z nim podpisaliśmy. Audyt nie jest kontrolą, audyt jest oceną. Na czym polega równica? Audytorzy zapowiadają swoja wizytę i dokonują oceny poszczególnych działań, etapów realizacji, procesów porównując je do ustalonych kryteriów i ustalają w jakim stopniu te kryteria są spełnione. Nawet w przypadku stwierdzenia niezgodności, audytorzy nie wyciągają konsekwencji, nie nakładają kar, mandatów itp. Dostawca w tej sytuacji zostaje zobowiązany do skutecznego usunięcia przyczyn niezgodności i wprowadzenia działań mających zapobiec jej wystąpieniu w tym lub innym miejscu.

Skoro zatem audytor podczas audytu odnosi się do kryteriów i ustala w jakim stopniu są one spełniane przez dostawcę zewnętrznego, ważne jest, aby ustalić czym są te kryteria. Kryteria w audycie dostawców to wszystkie nasze wymagania, które powinny być przez dostawcę realizowane. Kryteria te mogą być zapisane w umowie z dostawcą, w zamówieniu, zleceniu realizacyjnym, w specyfikacji itd. Jeśli zlecamy naszemu dostawcy wyprodukowanie jakiegoś elementu, który potem będzie stanowił część naszego wyrobu, wyspecyfikujemy dokładnie wszystkie parametry dla tego elementu. Często również określimy inne wymagania, np. środowiskowe czy dotyczące bezpieczeństwa pracowników przy realizacji zadania. Określimy nie tylko termin realizacji, ale również zasady odbioru tego elementu, być może nawet zasady weryfikacji czy walidacji na miejscu, u dostawcy. Spiszemy je w odpowiednim dokumencie i przekażemy dostawcy. Dla naszego kooperanta będzie to stanowiło podstawę do zaplanowania produkcji i realizacji zlecenia.

Wynik audytu dostawcy mogą być różne. Audytor może stwierdzić zgodność, kiedy audytor stwierdzi na podstawie obiektywnych dowodów, że kryteria audytu są realizowane w całości, czyli dostawca spełnił wszystkie nasze wymagania przekazane mu w umowie, zamówieniu, specyfikacji, itp. Niemniej jednak zdarza się, że audytor stwierdzi niezgodność, tj. znajdzie dowody, że nasze wymagania nie są realizowane w części lub w całości. Oznacza to, że dostawca nie działa wg kryteriów, które zostały ustalone dla danego zlecenia. Wówczas audytor opisuje taką niezgodność, a dostawca jest zobowiązany do zajęcia się jej konsekwencjami i usunięcia przyczyny, tak aby niezgodność się nie powtórzyła w przyszłości.

Warto podkreślić, że audytor realizujący audyt u dostawcy i audytowany dostawca „grają do tej samej bramki”. Jednej i drugiej stronie powinno zależeć na tym samym – mamy uzyskać pewność, że proces, wyrób czy usługa, którą realizuje dostawca są zgodne z wymaganiami i mogą być częścią naszego produktu lub usługi. Dlatego audyt dostawcy powinien być cyklicznym, systematycznym procesem i powinien służyć również ocenie potencjału dostawcy. Wyniki poszczególnych audytów, a zwłaszcza podejście dostawcy do działań poaudytowych, skuteczność akcji korygujących i ewaluacja dostawcy bardzo często będą stanowiły podstawę kontynuacji lub niestety zakończenia współpracy.

Jak zatem widać audyt dostawcy jest niezwykle ważnym elementem zarządzania i nadzorowania jakości naszych wyrobów i usług. Współpraca z dostawcami, ich rozwój czy zarządzanie łańcuchem dostaw do bardzo odpowiedzialne zadanie, a audyt dostawcy jest istotnym jego elementem.

Jak go przeprowadzić? O tym w następnym artykule!

Autor Małgorzata Biarda