Jak zorganizować sobie domowe biuro

brudne biurko Ostatnie pół roku to czas szybkich zmian w sposobie wykonywania pracy. Zmiany, będące wynikiem pandemii koronawirusa (COVID-19) dotyczą między innymi konieczności pracy z domu, tzw. pracy zdalnej. Jak wiemy nie ma jeszcze odpowiednich uregulowań prawnych, dotyczących tej formy świadczenia pracy, więc firmy starają się we własnym zakresie regulować zasady pracy zdalnej, ale nie wszystkie. Dlatego warto uświadomić sobie kilka ważnych kwestii dotyczących organizacji pracy w domu.

Nawet jeśli jesteś w domu jesteś w pracy

To stwierdzenie wydaje się truizmem. Jednak jeśli zastanowimy się nad nim głębiej, to okazuje się, że w praktyce często mamy z tym problem. Nie potrafimy oddzielić obowiązków służbowych od obowiązków domowych. Wynika to oczywiście z różnych przyczyn – naszych wewnętrznych, wynikających z charakteru czy pewnych nawyków, zwyczajów, ale także z zewnętrznych – warunki lokalowe, obecność innych osób w domu, itp.

Warto zatem wykonać pewien wysiłek i zastanowić się co powoduje zakłócenia naszej pracy w domu. Zidentyfikowanie wewnętrznych i zewnętrznych „rozpraszaczy” pozwoli nam zastosować działania eliminujące lub minimalizujące rozproszenia i przeszkody. Każdy z nas stworzy inaczej wyglądającą listę, ale jeśli uświadomimy sobie co jest największym „rozpraszaczem”, będziemy mogli podjąć próbę walki z nim, a potem po kolei eliminować następne.

Kilka standardowych rozparszaczy i sposoby ich „zwalczania”

Miejsce do pracy

Pierwszym elementem, który dezorganizuje nam pracę jest brak stałego, wyznaczonego miejsca do pracy. Ponieważ nie ma szefa i nikt nie widzi, włącza nam się pokusa pracy „gdzie popadnie” – z kuchennego stołu, może nawet z sypialni, z laptopem w łóżku. Takie przypadkowe miejsca nie sprzyjają skupieniu się na obowiązkach zawodowych, ponieważ kojarzą nam się z innymi zajęciami, nie z pracą. Dlatego warto postarać się – nawet jeśli nie macie oddzielnego gabinetu czy pokoju z biurkiem i wygodnym, biurowym fotelem, aby zorganizować sobie „kącik do pracy”. Wybrać jedno miejsce w domu, najlepiej z dala od sypialni i kuchni i przygotować je w taki sposób, aby na czas wykonywania obowiązków służbowych znajdowały się wokół nas wyłącznie rzeczy niezbędne do pracy. Usunięcie ze stołu w jadalni, który na kilka godzin dziennie staje się naszym biurkiem, przedmiotów domowego użytku spowoduje, że nie będziemy kierować myśli w innym kierunku. Jeśli nie mamy biurowego krzesła, warto zaopatrzyć się w specjalne nakładki na oparcie krzesła, które pomagają nam zachować odpowiednią postawę podczas siedzenia. Mniej potem bolą plecy i odcinek szyjny kręgosłupa. Można je kupić za kilkadziesiąt złotych (ceny wahają się od 40 do 150 zł) w sklepach ortopedycznych, ale również na portalach sprzedażowych. Są uniwersalne, można je założyć na każdy rodzaj oparcia krzesła, a nawet wykorzystać podczas prowadzenia samochodu, ponieważ większość z nich można zamontować na oparciu fotela kierowcy. Można je znaleźć pod hasłami: „poduszka na krzesło ortopedyczna”, „rehabilitacyjny półwałek lędźwiowy”, „poduszka nakładka ortopedyczna lędźwiowa”.

Plan i czas pracy

Zawsze wyznaczmy sobie stałe godziny wykonywania pracy w domu. Jeśli macie pewną elastyczność – nie jesteście zobligowani „godzinami biurowymi”, postarajcie się tak zaplanować działania, aby te wymagające największego skupienia, ciszy, spokoju wykonywać wówczas, gdy nikogo nie ma w domu lub przebywa w nim jak najmniej domowników. Jeśli jest to niemożliwe – ustalcie zasady dotyczące ciszy i możliwości komunikowania się z wami podczas pracy. Pamiętajcie – aby zasady zadziałały, musicie być konsekwentni w ich egzekwowaniu. Dotyczy to zwłaszcza tych, którzy mają dzieci i te również uczą się z domu. Moje doświadczenia z własnymi dziećmi wskazują, że można wypracować pewien model komunikacji „kiedy nie można przeszkadzać mamie i tacie, którzy pracują w domu”.

Planujcie dzień pracy, stosujcie powszechnie dostępne planery, kalendarze czy zwyczajnie zróbcie listę rzeczy do zrobienia danego dnia. Zaplanowanie dnia pracy to inwestycja kilkunastu minut na początku dnia lub na koniec poprzedniego dnia, która zwraca się szybko i z nawiązką. Ustalcie zasady realizacji zadań, bardzo proste – np. zanim nie zrobię zadania 1 i 2 nie wstaję od stołu, nie idę po kawę, itp. Opcja premium obejmuje także określenie czasu na wykonanie danego zadania.

Pożeracze czasu

Pożeracze czasu nie sa naszą zmora tylko podczas pracy w domu. Kiedy jesteśmy w firmowym biurze, też często powodują, że nagle brakuje nam czasu, musimy gonić z terminem, zostać po godzinach lub wziąć pracę do domu. Warto zatem uświadomić sobie, co pożera najwięcej mojego czasu wciągu dnia. Bardziej ambitnym proponuję dokładniejszą diagnozę, tzn. bardzo skrupulatną obserwacje naszych działań i zachować oraz czasu, który poświęcamy innym działaniom niż zawodowe działania w godzinach pracy. Można nawet notować przez kilka dni, ile czasu poświęcacie na „niezawodowe” zajęcia. Na tej podstawie będziecie mogli wręcz „obliczyć” ile czasu ucieka wam na np.: czytanie prywatnych maili w godzinach pracy, przeglądanie prywatnych social mediów czy stron internetowych, na które weszliście poprzez link z maila informującego o kolejnej mega promocji butów, ubrań, itp. To najczęstsze „pożeracze czasu”. Kto z Was nie łapie się w pułapkę: „Powiadomienie z FB, ktoś wrzucił coś na „fejsa”. To szybko sprawdzę”. Potem od jednej informacji do kolejnej i do kolejnej i znów jakiś znajomy coś wrzucił i ani się spostrzeżmy jak 30 minut uciekło. A potem jeszcze trzeba kilka minut poświęcić, aby na powrót wejść w sytuację pracy. Znamy to, prawda! Dlatego możesz wykonać kilka prostych czynności:

Wyłącz powiadomienia na prywatnych skrzynkach mailowych, jeśli możesz z nich korzystać na służbowym laptopie. Najlepiej w ogóle nie korzystaj z prywatnej poczty na służbowym sprzęcie. Możliwość posiadania kilku kont pocztowych np. w Outlooku, jest wygodna, ale nie zawsze opłacalne.
Możesz zainstalować specjalne aplikacje blokujące strony, na które najczęściej wchodzisz. Aplikacje te zwykle pozwalają określić ramy czasowe dostępności tych stron, więc możesz określić godziny, w których będą dla ciebie niedostępne.
Wyłącz lub wycisz, a na pewno odłóż z pola widzenia prywatny telefon. Jeśli używasz jednego numeru w celach służbowych i prywatnych – postaraj się nie odbierać połączeń prywatnych w godzinach pracy. Przygotuj sobie własną wiadomość SMS z informacją o tym, że nie możesz rozmawiać i oddzwonisz jak już będziesz mógł. Taki SMS wyeliminuje tych, którzy mają w zwyczaju „dobijać się do skutku”.
Trzymaj się planu, który przygotowałeś, a zwłaszcza „rozkładu” przerw. Pamiętaj – badania dowodzą, ze człowiek wydajnie może pracować bez przerwy maksymalnie do dwóch godzin. Potem jego efektywność spada. Dlatego planuj przerwy i z nich korzystaj. Postaraj się jednak, aby przerwy nie służyły ci do nadrabiania zaległości obecności w social mediach czy „ploteczkach”, bo znów wpadniesz w ich sidła i z 15 minut przerwy robi się 30-45 minut. I znów jesteś w plecy z czasem.
Zawsze może wydarzyć się coś nieprzewidzianego, dlatego nigdy nie planuj 100 procent czasu, który chcesz przeznaczyć na pracę, tzn. nie przydzielaj zadań czy działań co do minuty. To co powinieneś zrobić w 8 godzin, postaraj się zaplanować na 7 godzin (zobaczysz, że jak wyeliminujesz „pożeracze czasu” będzie to możliwe). Pozostała godzina będzie buforem czasowym na nieprzewidziane sytuacje i może uratować nasz grafik.
Do wszystkich innych zidentyfikowanych przez ciebie indywidualnych „pożeraczy czasu” czy „rozpraszaczy” zaplanuj działania eliminujące lub minimalizujące ich negatywny wpływ.

Domowe obowiązki

Staraj się nie „spacerować po domu” w godzinach pracy, nie odrywać się za często od laptopa czy komputera, bo nasz mózg lubi na nas zastawiać pułapki w stylu: „właściwe jak przechodzę koło łazienki, to mogę wrzucić pranie – to tylko kilka minut”. A potem: „A uprało się, to wywieszę – to kila minut, a ale najpierw muszę zdjąć z suszarki to pranie, które się na niej suszy – to też tylko klika minut”. W sumie – kilkanaście, kilkadziesiąt. A przecież możesz to zrobić po pracy. Kiedy chodziłeś do biura, zawsze tak robiłeś pranie i było wyprane, ubrań nie brakowało. Dlaczego to zmieniać. Chcesz uniknąć domowych pokus – przygotuj sobie wcześniej coś do picia, coś do jedzenia i weź ze sobą do biurka czy stolika, przy którym pracujesz. Sięgniesz po nie, gdy będziesz głodny i nie będziesz musiał iść do kuchni, bo tam czyhają na ciebie kolejne pułapki w stylu: „To może wstawię zupę – zupa przecież „sama się gotuje”. Czy na pewno?

A propos ubrań

To, że pracujesz w domu i nikt cię nie widzi, bo nawet na firmowych call’ach i innych spotkaniach on-line nie musisz się „pokazywać”, nie oznacza że możesz pracować w domowym dresie lub - o zgrozo!- w pidżamie. Twój mózg zna Cię najlepiej, dlatego jeśli jesteś w pidżamie lub domowym dresiku, podsuwa Ci te zachowania, nawyki, przyzwyczajenia, które zwykle wykonujesz w domowym stroju. Oczywiście – nie musisz nakładać garnituru czy biurowej garsonki, ale wykonanie rutynowej toalety rano (w przypadku Pań – lekkiego makeup’u) i ubranie się w rzeczy inne niż rozciągnięte leginsy i bluza, w której zwykle sprzątasz dom czy ogród w weekend pozwoli ci rozpocząć pracę. W ten sposób „oszukasz” swój mózg, który będzie musiał wyjść z „domowej rutyny”, mimo że ty z domu nie wyjdziesz.

To się nie uda!

Być może czytając powyższy tekst myślisz sobie – łatwo powiedzieć gorzej zrobić. Zgadzam się z Tobą, ale jeśli nie spróbujesz – nie przekonasz się czy jest to zadanie wykonalne czy nie. Ja wiem że wykonalne, bo kiedy zaczynałam moją indywidualna działalność konsultingowo- szkoleniową, nie miałam biura i przez kilka lat pracowałam w domu, z dwójką dzieci (przedszkolak i uczeń podstawówki) i mężem, który również prowadził własną działalność. On co prawda miał biuro, ale rzadko z niego korzystał – wolał pracować z domu. Dlatego wiem co piszę i wiem, że może się udać. Trzeba tylko chcieć. Mnie się udało czego i Wam życzę!