Nowa definicja dokumentacji w SZ BHP

Analizując wymagania normy ISO 45001 dochodzisz do pkt 7.5 Udokumentowana informacja, zaczynasz czytać wymagania tego punktu i widzisz, że dotyczą one dokumentacji. Norma wymaga, organizacja wdrożyła dokumentację wymaganą normą i dokumentację, którą sama uzna za niezbędną w jej SZ BHP. Potem powinna ustanowić sposób jej identyfikacji i nadzoru. Mamy mieć dokumentację wymaganą normą – czyli właściwie co? Poprzednie normy – OHSAS i PN 18001 jasno wskazywały – udokumentowana procedura, zapis. W tej normie tego nie ma. Skąd zatem mamy wiedzieć, jakie dokumenty powinien posiadać nas system, żeby spełnić wymagania normy ISO 45001:2018. 

Zobaczymy zatem w jaki sposób poszczególne punkty normy odnoszą się do udokumentowanej informacji. I tak już pkt 4.3 mamy wymaganie Zakres powinien być dostępny jako udokumentowana informacja. Zaraz potem, w pkt 5.2 Polityka BHP powinna być dostępna jako udokumentowana informacja. W innych miejscach wymagania odnośnie do udokumentowanej informacji są sformułowane inaczej. Np. W pkt. 7.2 Organizacja powinna przechowywać odpowiednie udokumentowane informacje jako dowód kompetencji. Co to zatem jest ta dostępna, utrzymywana informacja a co to znaczy przechowywana udokumentowana informacja. Jaki rodzaj dokumentacji kryje się pod tymi sformułowaniami. 

Utrzymywana (dostępna) udokumentowana informacja to dokumentacja opisująca system, pokazująca zasady, działania, czyli co deklarujemy i w jaki sposób będziemy realizować deklaracje. W waszych systemach będą to dokumenty dotyczące zakresu SZ BHP, polityki, procedury, instrukcje, kodeksy, zarządzenia, rozporządzenia, itp.

Przechowywana udokumentowana informacja to zapisy, czyli dokumenty potwierdzające nasze deklaracje i realizację działań wg, planu. W waszych systemach będą to sprawozdania, raporty, karty powypadkowe, zestawienia wyników, karty monitorowania, pomiarów, protokoły, itp.